ERP Entegrasyonları ile Puantajdan Bordroya

Puantaj Verisinin Stratejik Önemi

PDKS üzerinden toplanan puantaj verileri, bordro ve ERP süreçlerinin kalbinde yer alır. Doğru ve zamanında aktarılamayan veriler, maaş hesaplamalarında hatalara, yasal risklere ve çalışan memnuniyetsizliğine yol açar. Bu nedenle puantajdan bordroya veri yolculuğunun uçtan uca tasarlanması gereklidir.

Entegrasyon Senaryoları

Kurumsal mimaride iki yaygın entegrasyon yaklaşımı vardır:

• Gerçek Zamanlı API Entegrasyonu: REST veya GraphQL servisleri ile onaylı puantaj verisi ERP’ye anında gönderilir. OAuth2, JWT ve IP kısıtlama gibi güvenlik yöntemleri kullanılır.
• Toplu Dosya Transferi: Günlük veya haftalık olarak CSV/Excel dosyaları SFTP üzerinden paylaşılır. Şema doğrulama ve kontrol toplamı sayesinde veri bütünlüğü korunur.

Her iki senaryoda da veri yapısının standartlaştırılması, alan eşleştirmelerinin net olması ve hata yönetim süreçlerinin otomatikleşmesi kritik önemdedir.

Alan Eşleştirme

Puantaj veri modeli ile ERP/bordro sisteminin veri modeli arasında birebir eşleşme sağlanmalıdır. Örnek alanlar:

• Çalışan numarası, TC kimlik, personel kodu
• Organizasyon hiyerarşisi (departman, masraf merkezi, lokasyon)
• Vardiya kodu, çalışma tipi, fazla mesai türü
• Kazanç kalemleri, kesinti kalemleri, puantaj brüt-saat değerleri

Alan eşleştirme dokümanı oluşturularak tüm paydaşlarca onaylanmalı, değişiklik yönetimi süreci tanımlanmalıdır.

Hata Yönetimi

Entegrasyonun en kritik adımı hata senaryolarıdır. Sık karşılaşılan hatalar:

• Çalışan bulunamadı: ERP’de açılmamış personel kartı.
• Masraf merkezi uyuşmazlığı: Organizasyon yapısında güncel olmayan kayıtlar.
• Tekrarlı kayıt: Aynı gün için birden fazla puantaj satırı.
• Yuvarlama sapması: ERP’nin puantajı farklı kural setiyle yorumlaması.

Bu hatalar için otomatik geri bildirim, düzeltme önerisi ve tekrar deneme mekanizmaları kurulmalıdır. Detaylı loglama ve hata kodu sözlüğü ekiplerin işini kolaylaştırır.

Test ve Validasyon

Canlıya geçmeden önce:

1. Referans dönem seçilir.
2. Pilot çalışan grubu belirlenir.
3. Puantaj, ERP ve bordro hesapları kıyaslanır.
4. Fark listesi çıkarılarak kök neden analizi yapılır.
5. Onay sonrası tüm organizasyona yayılır.

Test sürecinde otomasyon kullanmak, regresyon riskini azaltır. Scriptler her entegrasyon sürümünde yeniden çalıştırılarak doğrulama sağlar.

Güvenlik ve Uyumluluk

Veri transferi sırasında kişisel verilerin korunması esastır. Şifreleme, rol bazlı yetkilendirme ve erişim logları zorunludur. Ayrıca veri saklama politikaları hem KVKK hem de bordro mevzuatına göre tanımlanmalıdır.

Operasyonel İyileştirme

Entegrasyonun olgunluk seviyesini artırmak için şu adımlar atılabilir:

• Gerçekleşen fazla mesai verilerini ERP’de bütçe modülleriyle kıyaslamak.
• Mobil onay akışları ile sahadan gelen puantaj düzeltmelerini hızlandırmak.
• Yapay zekâ tabanlı anomali tespiti ile olağan dışı puantaj kayıtlarını işaretlemek.
• Dashboard’lar ile yönetime saatlik görünürlük sağlamak.

Sonuç

Puantajdan bordroya entegrasyon, kurumların finansal doğruluğunu ve yasal uyumunu garanti altına alır. İyi tasarlanmış, otomatik ve izlenebilir bir entegrasyon süreci; bordro kapanış sürelerini kısaltır, manuel hataları ortadan kaldırır ve çalışan güvenini artırır. UTS Yazılım, ERP entegrasyon projelerinde deneyimli danışman ekibiyle kurumlara rehberlik eder.